Kemampuan perusahaan untuk mengeksplotasi intangible asset yang mereka miliki menjadi jauh lebih menentukan daripada kemampuan dalam beriventasi dan mengelola asset fisik yang mereka miliki. Dengan adanya pergeseran pasar, ketidakpastian mendomisasi, konsumen yang semakin sulit dilayani, kompetitor yang berlipat ganda, produk dan layanan menjadi kadaluarsa dalam waktu yang cepat, sehingga kesuksesan suatu perusahaan ditentukan oleh kemampuannya dalam menciptakan pengetahuan secara konsisten dan dapat secara cepat menguraikannya sehingga dapat menghasilkan produk dan layanan baru yang memiliki keunggulan dan dapat bersaing dalam pasar.
Knowledge Management System (KMS) menjadi sarana untuk mengelolah dan mendistribusikan informasi menjadi pengetahuan. Factor utama pendukung KMS adalah adanya Corporate Memory yang dapat menampung semua bentuk pengetahuan dan application server yang menjadi knowledge center atau pusat informasi yang dapat menampilkan semua informasi yang dibutuhkan.
Keywords: Knowledge management, intangible aset, Corporate Memory
Dewasa ini perusahaan mengalami tantangan dalam menjalankan bisnisnya. Tantangan tersebut antara lain adanya perubahan kebutuhan pasar dalam kurun waktu yang relatif cepat dan sebagainya. Sulit bagi perusahaan untuk dapat tetap bertahan dalam situasi persaingan yang ketat dengan cara tradisional. Banyak aset fisik, besarnya investasi tidak lagi dapat menjamin kesuksesan perusahaan.
Dimana kemampuan perusahaan untuk mengelolah intangible asset jauh lebih penting dari hanya mengelola asset fisik yang mereka miliki. Salah satu intangible asset penting yang harus dikelolh dan dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan tersebut adalah knowledge atau pengetahuan. Manajer-manager yang berhasil selalu menyadari nilai dari sebuah pengetahuan. Jauh sebelum munculnya istilah – istilah seperti expert system (sistem pakar), core compentencies, best practice, learning organization dan corporate memory. Pengetahuan menjadi seperti nafas atau kekuatan baru bagi perusahaan sekarang ini, bahkan Tiwana (2000.p7) pernah mengatakan yang akan mampu bertahan dalam persaingan hanya mereka yang memiliki pengetahuan.
Begitu pentingnya pengetahuan, maka satu hal yang harus mulai diperhatikan oleh perusahaan adalah mengali dan mengelola pengetahuan yang mereka miliki sehingga dapat digunakan secara optimal dan menghasilkan keuntungan bagi perusahaan tersebut. Proses ini dikenal dengan istilah Knowldge Management atau Managemen Pengetahuan.
PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
Knowldege Management adalah bagaimana manusia dapat mengumpulkan aset pengetahuan (knowledge asset) dan menggunakannya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.
Menurut Tiwana pengetahuan dapat digolongkan dalam 2 kategori, yaitu :
1. Pengetahuan eksplisit
Adalah pengetahuan yang dapat dituangkan dalam suatu bentuk tertentu seperti dokumen, berkas-berkas ataupun dalam susunan kalimat-kalimat.
2. Pengetahuan Tacit
Pengetahuan tacit bersifat personal, unik
untuk masing-masing orang. Pengetahuan jenis ini biasanya sulit untuk dideskripsikan karena pengetahuan tacit hanya tersimpan dalam kepala pekerja. Contohnya adalah intuisi dan wawasan.
Pengetahuan dibedakan berdasarkan tipenya, yaitu :
1. Externalized Knowledge
Pengetahuan tacit yang telah dapat diintegrasikan dengan proses dan produk dalam suatu organisasi, sehingga pengetahuan taxit itu berubah menjadi pengetahuan eksplisit.
2. Multilocational Knowledge
Adalah pengetahuan yang tersimpan di
beberapa tempat yang berbeda.
3. Migratory Knowledge
Pada dasarnya pengetahuan berasal dari pemikiran seseorang, namun seiring dengan berjalannya waktu, pengetahuan biasanya berpindah dari satu orang keorang yang lain dan pada akhirnya akan berubah menjadi pengetahuan eksplisit. Pengetahuan seperti ini yang disebut sebagai migratory knowledge.
PROSES KNOWLEDGE MANAGEMENT
Menurut Gilbert Probst, Steffen Raub dan Kai Romhardt (2000), proses manajemen pengetahuan dapat dibagi menjadi 6 proses utama yaitu : identifikasi pengetahuan, akuisisi pengetahuan, pembangunan pengetahuan, distribusi pengetahuan, utilisasi pengetahuan dan pemeliharaan pengetahuan.
Baik pengetahuan eksternal maupun internal tidak dapat dilihat secara otomatis, untuk itu organisasi harus menciptakan transparansi. Kurangnya transparansi menimbulkan ketidak-efisienan, kesulitan dalam proses pengambilan keputusan dan duplikasi. Manajemen pengentahuan yang efektif harus dapat menjamin transparansi pengetahuan eksternal dan internal, membantu pegawai untuk mencari apa yang diperlukan.
Akusisi Pengetahuan
Perusahaan juga mendapat sebagian pengetahuannya dari sumber lain. Relasi antara pelanggan, pemasok, kompetitor dan rekan bisnis memiliki potensi besar untuk menyediakan pengetahuan. Perusahaan dapat juga membeli pengetahuan yang tidak mereka miliki dengan cara merekrut ahli.
Pembangunan pengetahuan
Membangun pengetahuan adalah komplemen dari akuisisi pengetahuan. Dalam membangun pengetahuan, fokus dialihkan untuk menghasilkan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik, ataupun proses yang lebih efisien.
Berikut beberapa rintangan yang sering muncul dalam proses pembangunan pengetahuan, yaitu :
- Rintangan inovasi
- Membangun pengetahuan yang tidak diperlukan
- Duplikasi
- Sulit mempertahankan posisi sebagai pemimpin dalam pengetahuan
Berikut ada beberapa kondisi yang mendukung motivasi, yaitu :
- Menciptakan situasi yang merangsang inovatif
- Adanya kebebasan berinovasi
- Memiliki waktu untuk berinovasi
- Terlibat dalam pekerjaan yang sesuai dengan minat
- Adanya toleransi terhadap kesalahan
- Interaksi dan komunikasi
- Transparansi
- Integrasi
Distribusi Pengetahuan
Tugas yang paling sulit dalam mengelola pengetahuan adalah mendistribusikan pengetahuan pada orang yang tepat, atau membuat pengetahuan itu tersedia pada tempat dimana pengetahuan tersebut diperlukan.
Penggunaan Pengetahuan
Sebenarnya permasalahan yang timbul seringkali bukan disebabkan karena keterbatasan jumlah pengetahuan yang dimiliki, melainkan karena pengetahuan yang ada tidak digunakan.
Pemeliharaan Pengetahuan
Pengetahuan yang dimiliki perusahaan dapat hilang sementara atau bahkan selama-lamanya, sebagai akibat adanya regenerasi. Jika pengetahuan tidak dipelihara dengan baik, pengetahuan dapat hilang dengan mudah, misalnya saja ada karyawan yang keluar dari perusahaan secara tiba-tiba dan tanpa pemberitahuan, akan sangat sulit meneruskan pekerjaannya, jika pengetahuannya tidak disimpan.
SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
Adalah sstem yang mengakomodasi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengelolah manajemen pengetahuan yang mereka miliki sehingga pengetahuan itu dapat menghasilkan keuntungan maksimal bagi perusahaan. Sistem manajemen pengetahuan ini berbeda dengan sistem informasi, dalam sistem manajemen pengetahuan yang diproses adalah pengetahuan, file movie atau yang lainnya.
Dalam implementasinya sistem ini membutuhkan fasilitas IT berupa software aplikasi yang memungkinkan semua proses diatas dapat dijalankan dengan baik. Selain didukung oleh tekonologi IT sistem manajemen pengetahuan juga perlu didukung dengan lingkungan sosial budaya yang kondusif, misalnya saja budaya dalam menbagi pengetahuan dengan orang lain.
Masalah-masalah umum yang sering dihadapi oleh perusahaan mengapa perlunya penerapan sistem manajemen pengetahuan, antara lain
1. Hilangnya aset pengetahuan yang disebabkan oleh keluarnya personel staf yang lama
2. Tingginya biaya pelatihan untuk staff baru
3. Kebutuhan informasi yang terkini untuk pengambilan keputusan yang tepat dan cepat
4. Usaha yang dilakukan berulang
5. Munculnya kesalahan yang berulang
6. Belu
Masalah-masalah umum yang dihadapi oleh perusahaan
Arsitektur KMS
Berikut adalah gambar arsitektur manajemen pengetahuan,. Pada gambar tersebut dapat dilihat dengan jelas sistem manajemen pengetahuan terdiri dari beberapa layer. Layer pertama adalah user yang dalam hal ini adalah knowledge worker yang dimiliki. Layer kedua adalah user interface bisa berupa browser internet ataupun aplikasi lainnya. Layer ketiga adalah communication/transport layer yang dalam hal ini berupa groupware dan intranet. Layer terakhir adalah kumpulan database-database yang diperlukan oleh sistem manajemen pengetahuan yang biasanya lebih dikenal dengan istilah corporate memory.
Corporate memory adalah bagian penting dalam suatu sistem manajemen pengetahuan. Corporate memory inilah tempat dimana pengetahuan disimpan. Corporate memory ini dapat berupa database dokumen, database diskusi, yellow pages, sistem file yang menyimpan file fisik, ataupun berupa email.
Teknik dalam penyimpanan data pada corporate memory beraneka ragam, salah satunya menggunakan indexing server. Dimana setiap file atau dokumen yang disimpan akan mempunya index tersendiri dan proses pemberian index (indexing) ini dilakukan oleh server. Index-index ini nantinya akan memudahkan dan mempercepat proses pencarian.
KNOWLEDGE REWARD
Salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan suatu sistem menajamen pengetahuan adalah sosial dan buya kerja yang ada pada lingkungan perusahaan. Sharing pengetahuan adalah salah satu budaya yang harus dikembangkan, karena sebetulnya proses manajemen pengetahuan ini berawal dari sini. Tetapi pada kenyataannya masih sedikit orang yang melakukan sharing pengetahuan karena takut tidak dihargai lagi dengan adanya orang lain yang memiliki pengetahuan yang sama dengannya.
Budaya seperti ini perlu diterapkan dalam perusahaan. Sistem manajemen yang baik pun harus dapat memotivasi setiap personal yang ada dalam perusahaan untuk mau melakukan sharing pengetahuan. Rewarding system adalah salah satu mekanisme yang biasanya digunakan untuk memotivasi setiap personel untuk mau melakukan sharing pengetahuan.
Didalam rewarding sistem setiap pengetahuan yang masuk dalam basis pengetahuan dapat dinilai, dan nilai tersebut akan menjadi parameter kualitas dari pengetahuan tersebut dan user pencipta pengetahuan tersebut akan mendapatkan reward.
KESIMPULAN
Manajemen pengetahuan merupakan faktor yang penting bagi suatu organisasi untuk dapat mempertahankan keunggulan kompetitif serta senantiasa menghasilkan inovasi-inovasi baru untuk mencapai keberhasilan dalam implementasi sistem ini ada 3 hal utama yang perlu diperhatikan dalam penerapan sistem manajemen pengetahuan yaitu budaya, sistem kompensasi dan teknologi.
Disamping bagaimana membangun budaya kreatif, inovatif dan mau melakukan sharing pengetahuan dan tentunya harus idukung oleh teknologi yang memadai dan yang tidak kalah pentingnya adalah kompensasi sebagai suatu apreasi atas usaha yang dilakukan oleh pihak-pihak yang telah turut berpartisipasi mendukung keberhasilan sistem ini.
PUSTAKA
[1] Tiwana, Amrit. 2000, “The Knowledge Management Toolkit”, Prentice Hall. New Jersey.
